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任务、产物、归档和分享怎么管理？
先把任务看成一条生命周期
企业环境中，任务结果不应该只停留在某个人的对话里。一个可维护的任务至少要经历：草稿、执行中、待验收、已交付和已归档。分享不是默认动作，而是一次需要确认接收人、资料范围和版本的授权行为。
五个状态
| 状态 | 重点问题 | 允许的动作 |
|---|---|---|
| 草稿 | 目标、资料和负责人是否清楚？ | 补齐任务卡，不对外发送 |
| 执行中 | 当前使用了哪些资料和工具？ | 只在授权范围内试跑 |
| 待验收 | 结果是否符合格式、事实和权限要求？ | 预览、抽样、人工确认 |
| 已交付 | 谁接收、接收哪个版本？ | 定向分享或写入约定位置 |
| 已归档 | 之后是否仍需查找、更新或撤回？ | 保留记录，按规则归档或下架 |
建议流程
- 创建任务时写入负责人、目标、输入范围、输出格式和保留期限。
- 执行过程中保留原始资料和中间产物，不用最终结果覆盖原文件。
- 交付前检查来源、敏感信息、文件权限和接收人。
- 分享时明确“可查看、可编辑还是可继续使用”，不要只写“发给大家”。
- 归档时保留最终版本、验收记录和关联任务；内容过时先标记，再决定下架或删除。
企业管理员的检查点
- 任务和产物是否有明确的组织归属？
- 共享空间是否存在过宽的默认权限？
- 是否能区分员工草稿、团队交付物和企业知识资产？
- 归档和删除是否有负责人及恢复窗口？
- 离职、转岗或项目结束时，分享关系是否会失效？
常见误区
归档等于删除吗？ 不是。归档是降低日常使用和编辑风险，仍可保留记录；永久删除需要依据企业规则和人工确认。
分享链接越方便越好吗？ 不是。分享前应确认接收人、权限、有效期和资料敏感级别。
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内容版本与核对日期
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2026-08-11 - 适用版本状态：以当前产品版本、实际账号权限和相关服务协议为准。